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Introduzione
Dal 2005 il Politecnico di Milano utilizza il programma Titulus97 di Cineca-Kion per la gestione del protocollo informatico.
Dal 2010 tutti i dipartimenti si sono dotati di un proprio registro di protocollo e progressivamente anche i Poli territoriali e le Scuole utilizzeranno Titulus per le proprie registrazioni.
Protocollo in entrata per l'Amministrazione centrale
Front-office:
9.30-12.30 e 13.30-16.00
Il Servizio Posta, Protocollo e Archivio riceve tutta la corrispondenza per l'Amministrazione centrale secondo le seguenti modalità:
- posta pervenuta per il tramite di Poste Italiane o altre vettori commerciali
- posta recapitata direttamente da servizi delle aree dirigenziali (UOR) anche via fax o e-mail o giro posta interno
- posta (domande o istanze) recapitata personalmente dai mittenti
- via fax (il fax 2206 è indicato quale fax ufficiale del Politecnico di Milano)
- posta elettronica certificata (PEC) pecateneo@cert.polimi.it
La circolare prot. 1234 del 21 gennaio 2009, dispone che venga aperta tutta la corrispondenza indirizzata all'Amministrazione centrale e che si provveda alla registrazione del contenuto, ai sensi dell'art. 53, comma 5, del DPR 445/2011.
Non vengono aperte le seguenti tipologie di corrispondenza:
- lettere riportanti la dicitura "riservato" o "personale" o dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata
- lettere o plichi riportanti la dicitura "offerta", "gara d'appalto" o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la natura di documentazione destinata alla partecipazione ad una gara (ceralacca o firme sui lembi di chiusura)
- documentazione proveniente da altre strutture dell'Amministrazione centrale (quindi da non protocollare in ingresso)
- buste nominative inviate a personale dell'Amministrazione centrale e provenienti da Dipartimenti, Centri, Scuole o Poli territoriali
L'adozione da parte di una pubblica amministrazione di un protocollo informatico comporta l'obbligo di dotarsi di un "Manuale di Gestione per il protocollo informatico di Ateneo", per questo motivo il Politecnico ha due manuali di gestione, uno per il registro dell'Amministrazione centrale ed uno per le strutture periferiche (PER), consultabili alla pagina: http://www.normativa.polimi.it/?id_sottoc=30
Annullamento dei dati di una registrazione
Per annullare una registrazione a protocollo, per entrambi i registri (AC e PEC), occorre inviare una comunicazione al responsabile del Servizio Posta, Protocollo e Archivio con la motivazione di tale richiesta, inviando una e-mail a silvia.bergna@polimi.it o a protocollo@polimi.it.
L'annullamento avviene sempre in modo da consentire la lettura delle informazioni precedentemente registrate e la motivazione dell'annullamento. Il numero di protocollo è quindi annullato, non cancellato.
Gestione profili
La richiesta per la creazione di un nuovo profilo Titulus o per lo spostamento interno (tra servizi dell'AC, come da AC a strutture periferiche) deve essere fatta scrivendo una e-mail a silvia.bergna@polimi.it o a protocollo@polimi.it.
Occorre specificare i dati relativi all'operatore (nome e cognome, codice persona o codice fiscale, indirizzo e-mail) e i dati relativi alla UOR (Unità Organizzativa Omogenea) nella quale è previsto che si lavori.
Formazione
Periodicamente vengono organizzati corsi di formazione per nuovi operatori Titulus, in accordo con l'Area Risorse Umane e Organizzazione, previa richiesta inviata al Servizio Posta, Protocollo e Archivio.
Per ulteriori informazioni sul Protocollo:
tel. 2062
fax: 2206
e-mail: protocollo@polimi.it