Il Politecnico di Milano ha stipulato un contratto con l'agenzia viaggi REGENT INTERNTATIONAL SRL per la gestione integrata delle trasferte di lavoro per i dipendenti del Politecnico di Milano, in adesione all’accordo quadro CONSIP “servizi di gestione integrata delle trasferte di lavoro ed. 4”.

Il servizio è attivo dal 01 maggio 2023 per complessivi 36 mesi, fino al 30 marzo 2025.

Il servizio consiste nelle attività di verifica di soluzioni, prenotazione, emissione e consegna dei documenti necessari alle per l’esecuzione delle Trasferte di lavoro, per un viaggiatore singolo o gruppi, relativamente ai seguenti titoli di viaggio e di scambio:

• Titoli di viaggio:

- Biglietti aerei;

- Biglietti ferroviari;

- Biglietti marittimi.

• Titoli di scambio:

- Voucher alberghieri (nazionali ed internazionali) - NB. La tassa di soggiorno sarà saldata in loco dal richiedente. Non è possibile includerla nelle prenotazioni

- Voucher autonoleggio.

Sono ricompresi i servizi di gestione delle procedure di emissione del Visto Consolare, prenotazione parcheggi, ecc.

TIPOLOGIA DI RICHIESTA E COSTI DEL SERVIZIO

Sono previste tre modalità di richiesta di trasferta calcolate sulla base dei giorni/ore precedenti la richiesta dell’utente:

1. Servizio standard

Servizio prestato dagli Operatori del BTC di verifica delle disponibilità, proposta delle soluzioni di viaggio, prenotazione ed emissione dei documenti di viaggio in seguito a richieste di trasferta un viaggiatore con un advance booking ≥ a 2 (due) giorni lavorativi.

Il fornitore garantisce le seguenti tempistiche migliorative, rispetto a quanto previsto dal Capitolato tecnico:

2. Servizio urgente

Servizio prestato dagli Operatori del BTC di verifica delle disponibilità, proposta delle soluzioni di viaggio, prenotazione ed emissione dei documenti di viaggio in seguito a richieste di trasferta di un viaggiatore con un advance booking ≥ a 6 (sei) ore lavorative e < a 2 (due) giorni lavorativi.

Il fornitore garantisce le seguenti tempistiche migliorative, rispetto a quanto previsto dal Capitolato tecnico:

3. Servizio emergenze

Servizio prestato dagli Operatori del BTC di verifica delle disponibilità, proposta delle soluzioni di viaggio, prenotazione ed emissione dei documenti di viaggio in seguito a richieste di trasferta di un viaggiatore con un advance booking < a 6 (sei) ore lavorative.

Gli utenti potranno effettuare Richieste di Trasferta o Modifica secondo le modalità standard, urgente e di emergenza sapendo che il calcolo dei tempi avverrà a partire dalla richiesta on line/off line effettuata sino all’orario di chiusura del servizio di BTC e proseguirà a partire dalla riapertura del servizio di BTC il giorno successivo.

Le tariffe  (transaction fee) applicate ai diritti di agenzia sono illustrate nella tabella che segue.

MODALITÀ DI ACCESSO AL SERVIZIO

I canali di richiesta sono di due tipi (on line e off line).

Il contratto prevede principalmente la modalità di richiesta on line tramite il travel tool.

Modalità on line:

TRAVEL TOOL - il servizio è accessibile dal portale missioni del Politecnico (successivamente all’autorizzazione della missione) è attivo tutti i giorni per l’intera giornata. Le richieste che verranno inoltrate all’agenzia di viaggi verranno lavorate durante l’orario di operatività del servizio.

Modalità off line: il servizio è attivo tramite call center o invio di una mail all’agenzia viaggi.

A seguito della ricezione della richiesta di trasferta il fornitore dovrà proporre al Richiedente differenti soluzioni di viaggio tra cui selezionare la propria soluzione ottimale.

Il servizio sarà attivo tutti i giorni lavorativi dell’anno nella fascia oraria 08.00 - 19.00, ad esclusione del 24 dicembre e del 31 dicembre in cui si richiede, qualora giorni lavorativi, l’operatività dalle ore 09.00 alle ore 14.00.

Oltre tale orario, fino alle ore 07.59 dal lunedì al venerdì, il sabato e la domenica e tutti i giorni festivi dalle 00.00 alle 24.00 è previsto il servizio emergenze.

Contatti:

Team Dedicato

Tel: 02-72000507

Email: polimi@regint.it

Area Gestione Emergenze

Tel. 06-87457206

Email: regent24@regint.it

N.B. Il servizio di emergenza dovrà essere utilizzato esclusivamente in casi di vera necessità.

UTILIZZO DEL TRAVEL TOOL

Il servizio è rivolto a personale docente, assegnisti, dottorandi, personale tecnico e amministrativo del Politecnico di Milano.

Le richieste di missione potranno essere inoltrate all'agenzia REGENT INTERNATIONAL SRL da parte dei singoli viaggiatori attraverso il travel tool, accessibile dal portale “Richiesta missione” del Politecnico di Milano alla voce "Servizi on line".

Successivamente all’autorizzazione della missione compilata dall’utente, verrà abilitato un pulsante sul portale “richiesta missioni” utile per l’accesso al portale dell’agenzia e a tutti i servizi erogati.

Nel caso di utilizzo del servizio “travel tool”, la richiesta di prenotazione all’agenzia viaggi si intende pre-autorizzata con l’autorizzazione alla missione del responsabile sulla piattaforma richiesta missioni del Politecnico di Milano. L’utente potrà quindi effettuare direttamente la prenotazione del viaggio tra la rosa di proposte presentate da REGENT INTERNATIONAL SRL.

Si ricorda che il pulsante per accedere ai servizi di prenotazione biglietti (aerei, treni, ecc) e alberghi sarà quindi visibile solo dopo l’autorizzazione della missione. In qualsiasi caso dovrà sempre essere comunicato il codice missione all’agenzia viaggi.

Il viaggiatore riceverà dall'agenzia 2/3 alternative di viaggio e indicherà quella preferita.

Effettuata la scelta di viaggio ottimale per l’utente, l’agenzia provvederà entro le tempistiche definite in sede di gara ad emettere i ticket di viaggio.

Lo strumento “travel tool” consentirà di definire, attraverso la compilazione di campi editabili, tutte le necessità concernenti la trasferta di lavoro inviando in modo automatico la richiesta direttamente all'agenzia viaggi.

Come fare: il travel tool on line

Per richiedere una trasferta cliccare sul portale missioni on line compilando i campi relativi alla missione.

Successivamente all’autorizzazione della missione, con rilascio del relativo codice missione, si attiverà sul portale missioni on line un pulsante che consentirà di effettuare la richiesta preventivo missione all’agenzia viaggi. L’utente verrà automaticamente indirizzato sul portale travel tool dell’agenzia dove potrà definire il dettaglio della propria trasferta.

Alcuni campi precedentemente compilati dall’utente sul portale missioni del Politecnico di Milano verranno presentati in modo automatico sul travel tool dell’agenzia viaggi.

Non sarà quindi necessario replicare informazioni precedentemente inserite quali:

·         Anagrafica utente (nome, cognome, riferimento mail, codice persona, Area di afferenza, ecc.)

·         Dati contabili (codice progetto, eventuale codice CUP)

·         Date dalla missione

L’utente potrà liberamente integrare/aggiungere ulteriori informazioni di tipo personale quali:

·         numero di cellulare,

·         riferimento a tessere di fidelizzazione (es. mille miglia),

·         preferenze di viaggio,

·         eventuali intolleranze alimentari,

·         ecc,

Sarà possibile verificare in qualsiasi momento lo stato delle richieste entrando dal portale missioni del Politecnico di Milano.

Una pagina riepilogativa presente sul travel tool dell’agenzia riporterà la cronologia di tutte le trasferte richieste.

Emissione biglietti

L'itinerario del viaggio e i biglietti verranno inviati dall'agenzia via email al viaggiatore, entro i tempi indicati dalla comunicazione di accettazione da parte dell’utente, ma saranno consultabili anche on line attraverso il Travel tool.

Nel caso l'agenzia viaggi non sia più in grado di concludere la prenotazione richiesta dal viaggiatore, in quanto non resa più disponibile dagli Operatori finali, dovrà darne riscontro al richiedente entro e non oltre 1 ora decorrente dall'invio della comunicazione di accettazione del richiedente, indicando congiuntamente un elenco di possibili soluzioni alternative.

ATTENZIONE:

·         Le offerte relative ai voli aerei hanno validità entro il giorno in cui viene effettuata la richiesta di preventivo secondo gli usi del settore indipendenti dall'agenzia stessa.

·         La risposta da parte del viaggiatore all'agenzia con l'indicazione della soluzione individuata dovrà avvenire in tempi stretti a decorrere dalla ricezione della mail inviata dell'agenzia.

Gestione Cambi

Tutte le richieste di cambi (con o senza costi aggiuntivi) verranno inoltrate on line attraverso il portale di Regent International Srl utilizzando il travel tool ovvero tramite e-mail o telefonicamente nei casi urgenti (emergency).

ATTENZIONE: tutto ciò che verrà richiesto all’agenzia viaggi REGENT INTERNATIONAL SRL, a fronte di una missione autorizzata sulla piattaforma missioni on line, verrà pagato dal Politecnico di Milano.

Ove dovessero verificarsi casi in cui il personale esprimesse la volontà di prolungare la propria trasferta per fini personali si dovranno indicare:

• per il vettore di trasporto (aereo/treno): le date di inizio e fine di viaggio, come autorizzate nel portale missioni, quindi l’eventuale rientro in data successiva allo svolgimento della missione deve essere autorizzato già in portale missioni, altrimenti l’agenzia non procederà alla prenotazione.

• per il soggiorno: dovrà essere indicata unicamente la data effettiva della missione autorizzata del Politecnico di Milano

• alla fine dell'iter di richiesta si dovrà cliccare sul pulsante "invia all'agenzia" perché la richiesta vada a buon fine.

Modalità di fatturazione

Le fatture saranno emesse per singola trasferta dopo 15 giorni dalla data di emissione dei biglietti e/o della conferma di prenotazione alberghiera, ed includeranno anche le voci Codice di Progetto, codice CUP (ove indicato) e CIG del contratto.

Dati del contratto

CIG: 9759990689 - fee/diritti di agenzia

CIG 98568680CC - costo dei servizi

capitolato e allegato tecnico