Il Politecnico ha stipulato un contratto con la società JOBBING EVENTS SRL per servizi fornitura di servizi di accoglienza e assistenza al pubblico nell’ambito degli eventi (convegni, congressi, conferenze, workshop, Open Day etc), servizi di accompagnamento e guida per visite ai laboratori di ricerca organizzati presso Politecnico di Milano, dall’ Amministrazione e dai Dipartimenti.

Dettaglio del servizio  

1. Caratteristiche del servizio

Il servizio di accoglienza, assistenza, accompagnamento e guida presenta le modalità e le caratteristiche di seguito elencate:

• presenza fisica di hostess e steward qualificati con esperienza di lavoro nell’ambito di eventi formali, istituzionali, culturali o di aggregazione, e che prevedono la partecipazione di un numero significativi di ospiti. Il personale dovrà essere munito di divisa (giacca, pantaloni/gonna neri, camicia bianca e scarpe eleganti e scure), con attenzione alla cura della propria immagine ed esibenti un cartellino di riconoscimento corredato di fotografia e riportante le generalità;

• accoglienza dei partecipanti e loro accreditamento, preparazione e gestione della sala e del guardaroba durante l’evento (posizionamento dei riservati, cambio cavalieri, gestione microfoni per domande del pubblico), assistenza dei partecipanti nel corso dell’iniziativa;

• preparazione del materiale informativo dell’evento e assistenza alla distribuzione giorni prima (volantinaggio) e durante l’iniziativa;

• assistenza al rilascio/consegna dell’attestato di partecipazione e accreditamento dei crediti formativi per gli iscritti agli ordini professionali;

• assistenza alla somministrazione e ritiro dei questionari di valutazione e/o di customer satisfaction;

• assistenza al controllo del green pass;

• servizio di accompagnamento di disabili;

• al personale è richiesta la conoscenza degli spazi presso i quali avrà luogo l’evento e delle relative uscite di emergenza;

• durante il corso dell’evento, il personale dovrà permanere nella propria area, fornendo indicazioni ai partecipanti qualora richieste;

• la presenza del personale è garantita a partire da un’ora prima dell’avvio dei lavori, o se prevista dall’ora di registrazione, a un’ora dopo la fine degli stessi;

• il personale impiegato a fornire il servizio deve possedere i seguenti requisiti minimi:

- diploma di scuola secondaria di secondo grado;

- adeguata conoscenza/padronanza della lingua italiana;

- conoscenza della lingua inglese, verificata tramite il possesso della certificazione del livello di competenza B1;

- conoscenza dei principali applicativi informatici;

- richieste buone capacità comunicative e di customer care e/o esperienza lavorativa analoga maturata nel medesimo settore;

• nelle giornate di orientamento dedicate alla presentazione dell’offerta formativa e dei servizi d’Ateneo, e di apertura dei laboratori di ricerca il personale preposto all’accoglienza dovrà essere selezionato anche tra gli studenti o gli ex studenti del Politecnico;

• servizio di accompagnamento di disabili;

• al personale addetto al servizio è fatto divieto di accettare compensi di qualsiasi natura offerti dai partecipanti;

• invio o consegna del curriculum vitae corredato di foto delle hostess, prima dello svolgimento dell’evento.

Eventi di presentazione dell’offerta formativa e/o delle strutture del Politecnico

Nelle giornate di orientamento dedicate alla presentazione dell’offerta formativa e dei servizi d’Ateneo, è obbligatorio che tra il personale addetto all’accoglienza vi siano studenti o ex studenti del Politecnico.

Per tali giornate è stimato un importo del 40% circa del fabbisogno totale.

La loro presenza è necessaria in virtù delle conoscenze, maturate all’interno del percorso universitario, relative a: vita da studente, spazi universitari e realtà del corso di studio frequentato.

2. Termini

L’impresa dovrà comunicare l’elenco nominativo di tutto il personale addetto a ciascun evento, entro 24 ore dalla data di svolgimento dello stesso, allegando per ciascun addetto il curriculum vitae, la certificazione del livello di competenza B1 per la lingua inglese e, qualora offerto in sede di gara, la certificazione di addetto primo soccorso e antincendio (se offerto tale criterio deve essere rispettato anche nei casi in cui il personale preposto all’accoglienza debba essere selezionato tra gli studenti o gli ex studenti del Politecnico).

In caso di sostituzione del personale dopo l’invio dell’elenco, dovrà comunque essere comunicato il nominativo e relativi allegati al più tardi entro l’inizio dell’evento.

Il costo orario del servizio è di:

€ 19,00 per coordinatore/referente servizio

€ 18,50 per hostess/steward

3. Pianificazione del servizio

Il Politecnico, laddove possibile, una pianificazione di massima degli eventi previsti per il periodo di durata del contratto e aggiornerà l’impresa periodicamente sulle eventuali variazioni.

Per gli eventi, il preavviso sarà di:

• 24 ore fino a 3 hostess;

• 48 ore fino a 6 hostess;

• 5 giorni lavorativi per un numero superiore a 6 hostess

10 giorni lavorativi per la presenza di studenti

Si segnala inoltre la possibilità di richiedere un numero di hostess superiore a 20.

Referenti del servizio

Il referente del servizio ha il compito di coordinare e controllare lo svolgimento del servizio ed essere in grado di gestire l’evento in piena autonomia anche in mancanza di personale Politecnico.

Sono stati individuati quali referenti del servizio:

·         Giulia Losito

·         Michelle Ferrari

·         Serena Tufano

·         Viola Ongaro

Modalità di richiesta dei servizi

Tutti i servizi sopra descritti, possono essere richiesti via e-mail.

Le richieste saranno inviate in formato elettronico alla Società JOBBING EVENTS all’indirizzo eventi.politecnico@jobbingevents.it, mettendo sempre in copia l’indirizzo cannavo@jobbingevents.it indicando:

- la struttura richiedente

- il giorno e l’ora in cui è richiesto il servizio

- luogo di svolgimento

- durata dell’evento

- orario di ritrovo

- tipologia di servizi richiesti (es. receptionist, accoglienza partecipanti, ecc.)

- il referente del servizio (nominativo e contatto telefonico)

- tipologia di abbigliamento

- il codice IPA per la fatturazione (gestita da ogni singolo dipartimento/polo)

Dipartimenti: invio richieste tramite email da parte del Responsabile Gestionale o dei referenti indicati. Inoltre potrà essere ripotato un codice IPA se differente da quello del Dipartimento, il codice CUP eventuale ed il numero della RDA, tali dati verranno riportati in fattura, come da accordi con il fornitore.

Amministrazione: invio richieste tramite caricamento RDA

Dati del contratto

CIG: 9270051017

Validità: sino al 31/08/2024