Il Politecnico di Milano può ricercare, confrontare ed acquisire beni e servizi, per valori inferiori alla soglia comunitaria, proposti dalle aziende fornitrici "abilitate" a presentare i propri cataloghi sul sistema MEPA. I prodotti ed i servizi sono presentati in cataloghi strutturati e descritti nel rispetto di formati standard e secondo le regole e le condizioni definite da Consip per ciascun bando merceologico.
Gli acquisti possono essere effettuati secondo 3 modalità: l'Ordine diretto (ODA), la Trattativa diretta e la Richiesta di offerta (RdO).

In alternativa è possibile utilizzare il sistema di negoziazione SINTEL.

Affidamento diretto: Ordine diretto (ODA), Trattativa diretta MEPA e Affidamento diretto SINTEL

L'Ordine Diretto (ODA) MEPA è una modalità di acquisto che permette di acquisire sul Mercato Elettronico i prodotti/servizi con le caratteristiche e le condizioni contrattuali indicate a monte nei singoli bandi e visualizzabili sui cataloghi on line.
È sufficiente scegliere gli articoli presenti sul catalogo, verificare le relative condizioni generali di fornitura, compilare il modulo d'ordine indicando la quantità e il luogo di consegna e sottoscriverlo con firma digitale. Al termine della procedura, l'ordine firmato digitalmente è inviato automaticamente al fornitore che lo evade nei termini e alle condizioni previste nelle condizioni generali di fornitura presenti in ciascun bando di abilitazione.

La Trattativa diretta MEPA consiste invece nella richiesta di offerta ad UN SOLO operatore economico, cui segue una stipula in affidamento diretto.

Tramite SINTEL è disponibile la procedura di Affidamento diretto, equivalente alla Trattativa diretta MEPA.

L'utilizzo dell’affidamento diretto è sconsigliato e il PIANO TRIENNALE DI PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE DEL POLITECNICO DI MILANO prevede l'utilizzo di procedure comparative come modalità principale di acquisto al di sopra di 1.000 euro. 


Procedura negoziata: Richiesta di Offerta (RDO) MEPA e procedura negoziata senza previa pubblicazione di bando SINTEL

La Richiesta d'Offerta (RDO) MEPA è una modalità di acquisto che permette di negoziare prezzi e condizioni migliorative o specifiche dei prodotti/servizi pubblicati sui cataloghi on line. E' possibile, infatti, richiedere ai Fornitori - selezionati liberamente tra quelli abilitati - diverse e ulteriori offerte personalizzate sulla base di specifiche esigenze, come ad esempio la necessità di tempi di consegna più brevi, di servizi di assistenza e manutenzione particolari, caratteristiche tecniche specifiche o condizioni economiche più favorevoli.
Nella Richiesta di Offerta, è possibile allegare appositi documenti contenenti le specifiche condizioni richieste, nonché i criteri sulla base dei quali si intende valutare le offerte.
Le offerte formulate dai fornitori invitati saranno inviate alle Amministrazioni attraverso il sistema entro i termini indicati nelle condizioni particolari di RdO.
L'area Gestione Infrastrutture e Servizi ha creato un modello di condizioni particolari di RdO con riferimenti normativi aggiornati.

La procedura negoziata SINTEL è equivalente alla RDO MEPA, con la differenza che non esiste un bando di riferimento, quindi tutti gli aspetti relativi alla procedura e al bene o servizio da acquistare devono essere definiti dalla documentazione di gara.

STIPULA, REGISTRAZIONE UGOV E TRASPARENZA

Quando si effettuano ODA o RDO MEPA il contratto è dato dal documento di stipula.
È necessario predisporre comunque su UGov un buono d'ordine, compilando i dati della trasparenza, ma non serve inviarlo al fornitore.

Quando si effettuano affidamenti diretti o procedure negoziate su SINTEL invece non è previsto un documento di stipula: il contratto deve essere perfezionato inviando il Buono d’Ordine in risposta all’offerta ricevuta tramite SINTEL.

TRASPARENZA
I dati della trasparenza in UGOV devono essere compilati selezionando come "Modalità di individuazione":
 AFFIDAMENTO IN ECONOMIA – AFFIDAMENTO DIRETTO se si tratta di affidamento diretto, ODA, Trattativa diretta o RdO con un unico fornitore invitato

AFFIDAMENTO IN ECONOMIA – COTTIMO FIDUCIARIO" se si tratta di RdO con più fornitori invitati o procedura negoziata SINTEL con più fornitori invitati.

In caso di procedure con selezione degli invitati, nella pagina trasparenza devono essere indicati tutti gli operatori invitati anche se non hanno presentato offerta.
In caso di RdO MEPA aperte a tutti gli iscritti al bando oppure procedure negoziate SINTEL a cui siano invitati tutti gli operatori iscritti per uno o più CPV nella pagina trasparenza devono essere indicati solo gli operatori che hanno presentato offerta.


Per qualsiasi chiarimento scrivere all'indirizzo mail: ufficioacquisti@polimi.it


DICHIARAZIONI NECESSARIE PER GLI ACQUISTI

Per ciascuna procedura di acquisto è necessario acquisire diverse dichiarazioni richieste dalla legge, in particolare si fa riferimento all'articolo 80 D.Lgs. 50/2016 e all'articolo 3 della L. 136/2010.
Il Piano Triennale Anticorruzione del Politecnico di Milano prevede inoltre ulteriori verifiche e controlli, tra cui la sottoscrizione da parte dei fornitori dei Patti di Integrità del Politecnico di Milano.

Al fine di semplificare la raccolta di tutte le dichiarazioni necessarie, sia per l'Ateneo che per i fornitori, è stato emanato Decreto del Direttore Generale del 23 giugno 2016 recante “Modalità per l’acquisizione delle autocertificazioni attestanti il possesso dei requisiti di cui all’art. 80 D.Lgs.50/2016,  per le procedure di acquisto in affidamento diretto ai sensi dell’art. 36, comma 2, lettera a) D.Lgs.50/2016 e per le procedure negoziate ai sensi dell’art. 36, comma 2, lettera b) del D. Lgs. 50/2016”.

In Titulus è stato aperto un nuovo repertorio chiamato: "RDF – repertorio documenti fornitori".
Su questo repertorio dovranno essere registrati i documenti raccolti a supporto degli acquisti, in particolare:

- autocertificazione ex art.80 D.Lgs.50/2016 (ex art.38 D.Lgs.163/06), anche scaricata da MEPA o da SINTEL, oppure modulo DGUE online disponibile in tutte le lingue dell’unione europea al seguente link: https://ec.europa.eu/tools/espd/ o modulo DGUE caricato nei documenti amministrativi
- patti di integrità
- dichiarazione del conto corrente dedicato
- condizioni generali di contratto
Qualora i documenti sopra indicati non dovessero essere presenti, è necessario richiederli al fornitore utilizzando i modelli riportati sotto in Documenti amministrativi.

Per gli acquisti di importo superiore a 5.000,00 euro è obbligatorio richiedere il DGUE.

I documenti devono essere verificati ed eventualmente inseriti in "RDF – repertorio documenti fornitori" prima della stipula dei contratti o Buoni d’Ordine.
Non è necessario inserire i documenti in UGOV, RDA o altri sistemi, è sufficiente che siano conservati in RDF.

IN CASO DI AFFIDAMENTO DIRETTO
Verificare se nel repertorio sono già presenti tutti i documenti necessari (i 4 sopra riportati, salvo le eccezioni specificate in determina per i patti di integrità su fornitori esteri).
 
Se i documenti ci sono e l’autocertificazione o il DGUE non sono scaduti, non serve altro e non è necessario chiedere nulla al fornitore.
L’autocertificazione e il DGUE valgono 6 mesi DAL RILASCIO, non dal momento in cui lo abbiamo caricato noi in repertorio.
Se i documenti non ci sono, o sono scaduti, vanno richiesti al fornitore, oppure scaricati da MEPA o SINTEL, e registrati in repertorio.

IN CASO DI PROCEDURA NEGOZIATA (RDO)
I patti di integrità vanno comunque richiesti in sede di procedura negoziata o RDO (allegati alle condizioni particolari).
Le condizioni generali di contratto non sono necessarie, dato che esiste già un bando MEPA e/o un capitolato di gara, a meno che non sia il capitolato di gara a richiamarle.
L’autocertificazione art.80, se non già presente, va scaricata da MEPA o SINTEL (a seconda di dove si è svolta la RDO) e caricata in repertorio.
Il conto corrente dedicato deve essere richiesto al vincitore solo se non già presente in repertorio.

REGISTRAZIONE IN REPERTORIO
Per la registrazione in repertorio dei documenti occorre:

- utilizzare le voci di indice predisposte per la registrazione
- indicare sempre il fornitore alla voce mittente
- in oggetto indicare chiaramente il tipo di documento e, solo per l’autocertificazione art.80 e per il DGUE, la DATA DI SCADENZA.

 
In allegato le istruzioni dettagliate per l’utilizzo del repertorio.

Per qualsiasi chiarimento scrivere all'indirizzo mail ufficioacquisti@polimi.it


Per ciascuna procedura di acquisto è necessario acquisire diverse dichiarazioni richieste dalla legge, in particolare si fa riferimento all'articolo 80 D.Lgs. 50/2016 e all'articolo 3 della L. 136/2010.
Il Piano Triennale Anticorruzione del Politecnico di Milano prevede inoltre ulteriori verifiche e controlli, tra cui la sottoscrizione da parte dei fornitori dei Patti di Integrità del Politecnico di Milano.

Al fine di semplificare la raccolta di tutte le dichiarazioni necessarie, sia per l'Ateneo che per i fornitori, è stato emanato Decreto del Direttore Generale del 23 giugno 2016 recante “Modalità per l’acquisizione delle autocertificazioni attestanti il possesso dei requisiti di cui all’art. 80 D.Lgs.50/2016,  per le procedure di acquisto in affidamento diretto ai sensi dell’art. 36, comma 2, lettera a) D.Lgs.50/2016 e per le procedure negoziate ai sensi dell’art. 36, comma 2, lettera b) del D. Lgs. 50/2016”.

In Titulus è stato aperto un nuovo repertorio chiamato: "RDF – repertorio documenti fornitori".
Su questo repertorio dovranno essere registrati i documenti raccolti a supporto degli acquisti, in particolare:

- autocertificazione ex art.80 D.Lgs.50/2016 (ex art.38 D.Lgs.163/06), anche scaricata da MEPA o da SINTEL, oppure modulo DGUE online disponibile in tutte le lingue dell’unione europea al seguente link: https://ec.europa.eu/tools/espd/ o modulo DGUE caricato nei documenti amministrativi
- patti di integrità
- dichiarazione del conto corrente dedicato
- condizioni generali di contratto

Qualora i documenti sopra indicati non dovessero essere presenti, è necessario richiederli al fornitore utilizzando i modelli riportati sotto in Documenti amministrativi.

I documenti devono essere verificati ed eventualmente inseriti in "RDF – repertorio documenti fornitori" prima della stipula dei contratti o Buoni d’Ordine.
Non è necessario inserire i documenti in UGOV, RDA o altri sistemi, è sufficiente che siano conservati in RDF.

IN CASO DI AFFIDAMENTO DIRETTO

Verificare se nel repertorio sono già presenti tutti i documenti necessari (i 4 sopra riportati, salvo le eccezioni specificate in determina per i patti di integrità su fornitori esteri).
 
Se i documenti ci sono e l’autocertificazioneo il DGUE non sono scaduti, non serve altro e non è necessario chiedere nulla al fornitore.
L’autocertificazione e il DGUE valgono 6 mesi DAL RILASCIO, non dal momento in cui lo abbiamo caricato noi in repertorio.
Se i documenti non ci sono, o sono scaduti, vanno richiesti al fornitore, oppure scaricati da MEPA o SINTEL, e registrati in repertorio.

IN CASO DI RDO

I patti di integrità vanno comunque richiesti in sede di RDO (allegati alle condizioni particolari di RDO).
Le condizioni generali di contratto non sono necessarie, dato che esiste già un bando MEPA e/o un capitolato di gara, a meno che non sia il capitolato di gara a richiamarle.
L’autocertificazione art.80, se non già presente, va scaricata da MEPA o SINTEL (a seconda di dove si è svolta la RDO) e caricata in repertorio.
Il conto corrente dedicato deve essere richiesto al vincitore solo se non già presente in repertorio.

REGISTRAZIONE IN REPERTORIO

Per la registrazione in repertorio dei documenti occorre:

- utilizzare le voci di indice predisposte per la registrazione
- indicare sempre il fornitore alla voce mittente
- in oggetto indicare chiaramente il tipo di documento e, solo per l’autocertificazione art.80 e per il DGUE, la DATA DI SCADENZA.

 
In allegato le istruzioni dettagliate per l’utilizzo del repertorio.


Per qualsiasi chiarimento scrivere all'indirizzo mail ufficioacquisti@polimi.it