Gestione di eventi internazionali
Il Servizio Comunicazione offre supporto ai Dipartimenti che intendano ospitare eventi internazionali presso l’Ateneo.
In particolare, fornisce consulenza sia per formulare la candidatura in fase di proposta, sia per l’organizzazione dell'evento.
Per candidare il Politecnico
Per la fase di candidatura/proposta dell’Ateneo come location per un evento internazionale, il Servizio fornisce supporto per la realizzazione di tutti i materiali necessari, come ad esempio:
- redazione di una brochure illustrativa realizzata ad hoc
- redazione del budget nelle sue diverse voci, in collaborazione con il Responsabile Gestionale di Dipartimento: catering, allestimenti, spazi, servizio tecnico, interpretariato, hostess, fotografo, trasporti, intrattenimento, ecc.
Il Servizio richiede e trasmette preventivi per tutte le necessarie voci di spesa.
La gestione dei fondi è a carico del Dipartimento.
In caso di assegnazione dell’evento al Politecnico
Il Servizio Comunicazione mette a disposizione del dipartimento la possibilità di realizzare un sito web dedicato all'evento (su piattaforma EKO di METID) per gestire la comunicazione dell’evento e la diffusione dei call for papers, la ricezione di abstract e papers, la gestione online dei pagamenti.
In accordo con il Docente promotore dell’evento si occupa dell’organizzazione, coordina i servizi con gli altri uffici interni e gestisce i fornitori esterni.
In particolare si occupa di:
- individuare gli spazi interni al Politecnico
- individuare gli spazi esterni per eventi sociali, come welcome reception e gala dinner
- organizzare il programma sociale per gli ospiti e i loro accompagnatori
- ricercare e contattare i fornitori
Infine, il Servizio promuove l’evento sui canali di comunicazione di Ateneo.